Berita
IAIN TULUNGAGUNG

Tertibkan Administrasi, Pascasarjana IAIN Tulungagung Gelar Bimbingan Teknis SI TANDA

Tulungagung, Hari Kamis 04 Februari 2021, Pascasarjana IAIN Tulungagung menggelar Bimbingan Teknis (BIMTEK) Aplikasi Tata Kelola Naskah Dinas (SITANDA) dan Managemen Pengarsipan Dokumen.  Dalam kegiatan ini Direktur Pascasarajana mengundang  Drs. H. Samsi, M.M. selaku kepala biro Administrasi Umum, Akademik, dan Kemahasiswaan (AUAK) dan Libra Hayatin S. Sos., Arsiparis Ahli Muda. Sub.Bagian TU RT Biro AUAK IAIN Tulungagung untuk menjadi narasumber kegiatan tersebut. Moderator dalam kegiatan ini adalah Mukhamad Sukur, M.PdI. Sekprodi Magister Manajemen Pendidikan Islam, dan bertindak sebagai Host adalah  Miftah Farid Hamka, M.Ag tenaga kependidikan (tendik) Pascasarjana IAIN Tulungagung.

Dalam Sambutannya, Direktur Pascasarjana IAIN Tulungagung Prof. Dr. H. Akhyak, M.Ag., menyampaikan “Masih banyak yang harus di evaluasi terutama soal pengarsipan data dan pengamanan data di pascasarjana IAIN Tulungagung. Pentingnya pengarsipan data dalam pertanggungjawaban sebuah kegiatan, transparansi program dan kredibilitas pelaku kegiatan perlu secara serius untuk diimplementasikan manajemen pengarsipan data secara tertib dan baik, agar mempermudah proses evaluasi kegiatan, audit internal maupun eksternal, sampai urusan akreditasi”. Di akhir sambutan, Prof. Dr. H. Akhyak memohon kepada Kepala Biro AUAK  dan Arsiparis Ahli Muda. Sub.Bagian TU RT Biro AUAK IAIN Tulungagung, untuk berkenan memberi materi dan pengarahan agar pengelolaan data arsip pascasarjana menjadi lebih baik lagi serta memiliki kualitas yang sesuai standart mutu. Peserta dalam kegiatan ini dikuti oleh seluruh pengelola pascasarjana mulai Direktur, Wakil Direktur, para Kaprodi dan Sekprodi, Kasubag, Bendahara Pembantu serta  para tenaga kependidikan .

Kepala Biro AUAK IAIN Tulungagung selaku narasumber, Drs. H. Samsi, M.M., menyampaikan “terhitung mulai desember 2020, IAIN Tulungagung mulai memberlakukan Aplikasi Tata Naskah Dinas yang di sebut dengan nama “SITANDA”. Sebenarnya penggunaan aplikasi ini untuk tujuan mengalihkan sistem tata naskah dinas manual ke tata naskah berbasis elektronik baik itu melalui komputer maupun melalui Handphone”. Kebijakan atas pengelolaan dan pengarsipan data secara online, sudah lama di rencanakan oleh kepala Biro Auak sebagai salah satu sarana tata kelola surat dinas dan pengarsipan data dinas yang memiliki evisiensi waktu serta kinerja pegawai dinas IAIN Tulungagung.Terkait beralihnya tata kelola surat dinas dari manual ke elektronik ini di karenakan terlalu banyaknya tenaga yang di butuhkan untuk mengantarkan sebuah surat ke rektorat, dan menghabiskan banyak waktu yang seharusnya masih di gunakan untuk mengerjakan pekerjaan lain. Apalagi kalau orangnya kurang sehat bisa langsung kerumah sakit, jika harus membuat surat dan mengantarkannya sendiri ke rektorat, dan kembali lagi untuk mengambil surat yang sudah di tanda tangani oleh rektor. Maka aplikasi SITANDA ini merupakan solusi untuk mempermudah tata kelola surat dinas dan pengarsipan adminstrasi kedinasan di IAIN Tulungagung”. Berkaitan dengan pengarsipan data Kabiro AUAK ini menandaskan perlu nya upaya yang serius dari para pelaku administrasi di lingkungan pascasarjana ini untuk menyimpan arsip secara baik karena arsip adalah bukti penting dalam pertanggungjawaban kinerja pegawei. Akhir ceramahnya Kabiro Energik ini memberikan apresiasi yang tinggi terhadap Direktur Pascasarjana IAIN Tulungagung Bersama Wadir dan para pengelola yang lainya, atas kesungguhannya dalam melakukan tata pamong dan pengelolaan institusi ini. Semoga semua tetap semangat membangun kebersamaan dalam mengemban tugas dan amanat sesuai TUSI dalam ortaker dan Statuta kampus dakwah dan peradaban ini.

Libra Hayatin sering disapa Ibu Libra selaku narasumber juga termasuk salah satu staf ahli arsiparis muda IAIN Tulungagung, meyampaikan “pengarsipan dokumen dan data dinas termasuk surat dinas memerlukan managemen pengarsipan dokumen yang jelas, mungkin ini terkait dengan permasalahan yang ada di seluruh IAIN Tulungagung, termasuk di Pascasarjana tentang tata kelola data dan pengarsipan. Libra menjelaskan, managemen tata kelola naskah dan pengarsipan data naskah memiliki empat instrument yang menjadi pedoman pokok berdasarkan undang-undang dan RPP, yaitu Tata Naskah, Pola Klasifikasi, Jadwal Retensi, dan Sistem Keamanan dan Akses Arsip. Empat pedoman ini sangatlah penting untuk menjaga kejelasan data Dinas yang ada di sebuah lembaga. Kalau di sebut berkualitas sebenarnya terletak pada kejelasan tata kelola arsip berdasarkan empat pedoman pokok tersebut. Akhir sesi pemaparan Libra menyampaikan, dalam tata kelola arsiparis data dinas terkait empat instrument yang menjadi pedoman arsiparis data dinas, sudah mencakup didalam aplikasi SITANDA yang mulai di berlakukan di kampus IAIN Tulungagung. Aplikasi tersebut sangat efisien dalam fungsi tata kelola surat dan data arsip dinas di IAIN Tulungaung termasuk di dalam lembaga pascasarjana kedepannya.